Notion vs OneLưu ý: Bạn có nên chuyển sang Notion

Microsoft OneNote đã ra đời được khoảng 15 năm và là một trong những ứng dụng ghi chú mạnh mẽ nhất . Điều đó nói lên rằng nó đã và đang mất dần khách hàng vào tay đối thủ. Một trong số đó là Evernote, đứa con cưng của Thung lũng Silicon cho đến khi tranh cãi trở nên rầm rộ . Lịch sử đã chờ đợi để lặp lại chính nó. Evernote bắt đầu mất khách hàng vào tay một người chơi mới trên thị trường tên là Notion.

Gần đây, OneNote đã được củng cố với các tính năng mới và đặc biệt được ưa thích bởi những người đã bắt nguồn từ hệ sinh thái Microsoft và sử dụng Office 365.

Truy cập OneNote

Notion tuyên bố mang lại những điều tốt nhất của cả hai thế giới bằng cách cung cấp một bố cục dựa trên khối mới có thể sử dụng như một ứng dụng ghi chú, công cụ Kanban và danh sách việc cần làm.

Truy cập thông báo

Hãy xem liệu Notion có phải là tất cả những gì nó tuyên bố hay không và liệu nó có thể thay thế OneNote cho tốt hay không.

1. Giao diện người dùng và bố cục

Cả OneNote và Notion đều có bố cục gọn gàng nơi ghi chú và các yếu tố khác có thể dễ dàng truy cập. OneNote áp dụng cách tiếp cận sổ ghi chép, nơi bạn có thể tạo ghi chú nằm trong các phần được lưu trữ thêm bên trong sổ ghi chép. Một cách lâu đời để ghi chú, được số hóa cho thế giới hiện đại.

Khái niệm có một cách tiếp cận khác. Thay vì sổ ghi chép và các phần, có những trang mà bạn có thể tạo khối (nhiều hơn về điều đó sau). Bạn có thể đi sâu vào các trang từ thanh bên, tương tự như cách hoạt động của hầu hết các ứng dụng ghi chú.

OneNote cho điện thoại di động thiếu thanh bên. Thông thường, bạn phải chọn một cuốn sổ và đi sâu từ các phần đến ghi chú. Điều đó làm cho nó trở nên cồng kềnh và mất thời gian.

Notion có một thanh bên tiện dụng giúp bạn chuyển giữa các trang và ghi chú dễ dàng hơn mà không cần phải bấm qua lại quá nhiều lần. Mặt khác, tìm kiếm và các tùy chọn khác được đặt ở trên cùng thay vì ở dưới cùng khiến chúng khó tiếp cận.

2. Ghi chú

OneNote sẽ cho phép bạn tạo ghi chú ở nhiều định dạng như ghi chú văn bản, âm thanh và hình ảnh. Những ghi chú này có thể được gắn thẻ và lưu trong các phần và sổ ghi chép và có thể tìm kiếm được trên tất cả các thiết bị. Có những tiện ích mở rộng trình duyệt mà bạn có thể sử dụng để cắt các trang web hoặc một phần của chúng.

Notion có một cách tiếp cận mới cho phép bạn tạo các trang bên trong mà sau đó bạn có thể tạo các khối. Các khối này có thể là văn bản, âm thanh, bảng, thư viện, bảng kiểu Kanban, video, mã, wiki và hơn thế nữa. Điều đó mở ra rất nhiều khả năng và cung cấp nhiều cách để tùy chỉnh quy trình làm việc của bạn. Ngoài ra, không có giới hạn về mức độ sâu bạn có thể đi với các trang như một trang trong một trang, v.v.

Mỗi khối trong Notion có thể di chuyển tự do bên trong trang và bên ngoài nó. Sau đó, có các mẫu để ghi chú như cơ sở kiến ​​thức, danh sách việc cần làm, dự án và thậm chí cả cơ sở dữ liệu. Hữu ích cho người mới, những người có thể tìm thấy rất nhiều tùy chọn và sự linh hoạt khiến bạn choáng ngợp và khó hiểu. Mỗi khối trong một trang có thể liên kết đến các khối hoặc trang khác.

Thay vì các khối, OneNote có các đoạn văn có thể liên kết nội bộ với các đoạn văn, ghi chú, phần và sổ ghi chép khác. Tuy nhiên, không có mẫu nào (vẫn tồn tại trong phiên bản OneNote 2016) và số lượng tùy chọn khi tạo các loại ghi chú khác nhau bị hạn chế so với Notion.

3. Các tính năng không phổ biến

OneNote đi kèm với một máy tính tích hợp. Chỉ cần gõ các công thức toán học đơn giản như 3 + 3-4 vào bất kỳ đâu trong ghi chú và OneNote sẽ trả lời nó. Với OneNote, bạn chỉ có thể đi sâu hai cấp có nghĩa là Sổ tay> Phần> Ghi chú. OneNote hỗ trợ nhận dạng chữ viết tay và có thể chuyển đổi chúng thành ghi chú, điều này có thể vừa thú vị vừa tiện dụng, đặc biệt nếu bạn là người thích sáng tạo.

OneNote hỗ trợ nhiều phông chữ trong khi Notion hỗ trợ các biểu tượng. Với Notion, không có giới hạn về mức độ bạn có thể đi sâu khi tạo các trang trong các trang. Cách phân cấp đó chưa từng có trong bất kỳ ứng dụng ghi chú nào khác.

4. Quyền riêng tư và Bảo mật

Bạn có thể bảo vệ các phần bằng mật khẩu trong OneNote và tất cả các ghi chú có trong phần đó sẽ được mã hóa. Microsoft lưu ý rằng nếu bạn mất mật khẩu, ngay cả bộ phận Hỗ trợ của Microsoft cũng không thể truy cập vào các ghi chú này hoặc giúp bạn khôi phục mật khẩu. Microsoft sử dụng mã hóa AES-128 bit để bảo vệ OneNote.

Cách đây một thời gian, khi tôi đang thử nghiệm Notion cho mục đích sử dụng cá nhân và lo lắng về cách Notion xử lý bảo mật, tôi đã đăng một tweet và nhận được phản hồi từ Notion Team . Chúng được mã hóa khi Rest và Transit nhưng không phải end-to-end và không cung cấp 2FA hoặc khả năng mã hóa các trang hoặc khối vào lúc này. Điều đó là không tốt theo quan điểm của tôi. Có thể những tùy chọn này có thể hiển thị trong tương lai.

5. Tích hợp, Nền tảng và Định giá

Microsoft OneNote cho Windows 10 hoàn toàn miễn phí và được cài đặt sẵn Windows 10. Bạn cũng có thể sử dụng phiên bản tương tự với phiên bản Office 365 và Office 2019. OneNote tích hợp với tất cả các ứng dụng Office như Word, Excel, Skype, v.v. nhưng các ứng dụng của bên thứ 3 bị bỏ lại hoàn toàn.

Lưu ý rằng đăng ký Office 365 có tính năng Nhà nghiên cứu trong OneNote mà phiên bản miễn phí thiếu. Nhà nghiên cứu sẽ cho phép bạn tìm kiếm trên Bing các trích dẫn, tài liệu tham khảo và các tài liệu khác ngay trong OneNote.

Cả OneNote và Notion đều có sẵn cho Windows, Mac, Android và iOS và có tiện ích mở rộng Chrome. Notion khiến Firefox bị loại bỏ vì một số lý do, nhưng OneNote thì không.

Notion miễn phí cho tối đa 1000 khối, đủ tốt để sử dụng vừa phải. Sau đó, bạn sẽ bị tính phí $ 4 / tháng. Notion tích hợp với nhiều ứng dụng như Slack, Unsplash, v.v. nhưng không có trang dành riêng cho danh sách ứng dụng vì một số lý do.

Tôi có một khái niệm

Notion đang tự định vị mình là sự kết hợp giữa ứng dụng ghi chú (OneNote), danh sách việc cần làm (Todoist), Kanban (Trello), lịch (Lịch Google) và ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu (Airtable). Đó là một khái niệm tốt đẹp. Ngoài ra, tôi cảm thấy mệt mỏi khi phải di chuyển giữa nhiều ứng dụng để theo dõi công việc và cuộc sống cá nhân của mình.

Ý tưởng là mạnh mẽ và phù hợp với những người sử dụng thành thạo. Điều đó nói rằng, an ninh vẫn chưa có, nhưng tôi vẫn lạc quan. Tôi cũng tin rằng bất cứ điều gì bạn muốn giữ bí mật và riêng tư nên được ghi lại trên một mảnh giấy. Chính sách Bảo mật có thể thay đổi bất cứ lúc nào.

OneNote vẫn tuyệt vời và cung cấp hầu hết các tính năng bạn cần từ một ứng dụng ghi chú. Như đã nói trước đây, OneNote là phần mềm bắt buộc đối với những người tham gia sâu vào hệ sinh thái của Microsoft.

Tiếp theo: Bạn đã nghe nói về Dropbox Paper chưa? Dưới đây là so sánh chuyên sâu giữa Paper và Notion.